Qué es el benchmarking, sus tipos y ejemplos

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¡Hola! ¿Ya has vuelto por aquí?

Eso es porque quieres saber más sobre benchmarking, su significado y todo lo que puede aportar a tu empresa. A lo largo del artículo de hoy intentaré darte toda la información posible sobre esta técnica de análisis comparativo para que la pongas en práctica.

Y, oye, si alguien te dice que esto es copiar a otros, tú diles que solo es tomar inspiración de los grandes referentes. Todos hemos hecho eso alguna vez, ¿no?

¿Qué es un benchmarking?

Antes de darte una definición de benchmarking sencilla, veamos de dónde viene la palabra. ‘Benchmark’ en inglés significa ‘punto de referencia’, por lo que ‘benchmarking’ no es más que tomar algo como referencia.

Por lo tanto, el benchmarking será una evaluación comparativa de los diferentes aspectos de otras empresas (procesos, productos, servicios, etc) que puedas usar como referencia para tu evolución.

Tan simple (y tan complejo) como tomar la experiencia de los demás para aplicarla a las futuras estrategias de tu negocio. Aunque antes bromeaba con la idea de copiar, en realidad aquí la clave está en adaptar ese “conocimiento externo” a la realidad de tu empresa.

Para qué sirve el benchmarking y su importancia

Como estás viendo, conocer los puntos fuertes y débiles de otras empresas te hará fijarte en la tuya propia. Esto te ayudará a identificar qué procesos puedes mejorar, dónde puedes apretar un poco el cinturón o cómo solucionar un problema que ni siquiera sabías que tenías.

El benchmarking es una tarea de investigación que necesita muchos recursos, es cierto, pero que hay que implementar sus conclusiones de manera adecuada para que funcione. Y, sobre todo, adaptarlas a tu realidad para no parecer un vulgar imitador.

Para que lo tengas claro, esta evaluación comparativa tiene tres finalidades muy simples. Te cuento un poco por encima en qué consisten.

Comparar y evaluar a los demás

El benchmarking te permite conocer cómo funcionan otras empresas, de tu mismo sector u otro diferente, para compararlas con la tuya propia. No se trata de un simple análisis de la competencia, sino que profundiza un poco más.

Como te digo, esto no va de copiar lo que otros hacen, sino de tomar algo que funciona de otros e implementarlo o mejorarlo en tu compañía.

Aumentar la productividad

Esta evaluación comparativa puede suponer una transformación en tus sistemas de trabajo. Si eres capaz de encontrar oportunidades de la mano de otros negocios y adaptarlas para superar tus debilidades, terminarás por optimizar tus procedimientos.

Disminuir los riesgos en la empresa

Invertir en estas herramientas te permitirá afrontar los incidentes de tu negocio de una mejor manera. Encontrarás diferentes respuestas a un problema y podrás diversificar soluciones para proteger tu marca.


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Objetivos del benchmarking

Estos puntos anteriores se puede decir que son el porqué de hacer benchmarking, pero también se pueden establecer unos objetivos concretos para esta técnica.

El hecho de mantenerte constantemente aprendiendo de los demás y mejorando tus capacidades te hará mejor frente al mercado.

  • Aumentar la eficiencia de la producción en tu empresa: Llevarás a cabo una serie de cambios en los procesos que se realicen en tu empresa, por lo que cada acción será más rentable que antes.
  • Incrementar el valor percibido de tus productos de manera interna y externa: Si logras aumentar la calidad de tus productos o servicios, tanto los clientes como los miembros de tu propio equipo lo tendrán en cuenta.
  • Posicionar tu marca entre los competidores: Adaptar las mejores técnicas y prácticas de tu alrededor te permitirá ser una referencia en tu industria y liderar un posible cambio de tendencia.

Vivimos, desde hace algunos años, una época con mucha evolución y cambios casi constantes (no hay más que ver los últimos 20 meses). La evaluación comparativa te permitirá adaptarte a las diferentes situaciones y prever los siguientes movimientos del mercado y la sociedad.

Ventajas y desventajas del benchmarking

Ya lo estás leyendo durante todo el artículo, el benchmarking puede ayudar a mejorar el funcionamiento de tu empresa considerablemente. Déjame ahora que te explique las mayores ventajas de esta herramienta, pero también algún inconveniente con el que tener cuidado.

Ventajas

  • Conoces el mercado: Sabrás situar perfectamente a tu empresa y a tu competencia dentro de tu sector, incluso a aquellas que solo se acercan tangencialmente o ni siquiera se encuentran dentro. Se puede aprender mucho de los demás, pero hay que saber adaptarlo a la situación de cada uno.
  • Creas un cambio cultural: A través de esta herramienta, demuestras que las cosas se pueden hacer de una manera diferente. Así es como se fomenta la cultura de la evolución constante que se apegará a los valores de tu empresa, consiguiendo un ciclo continuo de mejora.
  • Promueves la cooperación: Cuando ves a las empresas de tu mismo sector como algo más que competencia, puedes empezar a colaborar con ellas de una manera diferente. Los diferentes estilos y negocios pueden entrelazarse para formar grandes alianzas.

Desventajas

  • Gestionar el benchmarking puede ser difícil: El principal problema será adaptarlo a tu situación. Corres el riesgo de que vean tu marca únicamente como una imitación, que no sigue su propia línea ni tiene personalidad propia. Ya sabes que esto a los clientes no nos gusta, preferimos el original frente a la copia.
  • Puede generar costes elevados: La propia acción de ‘benchmarking’ no supone un gasto muy elevado, más allá del recurso del tiempo. Pero a la hora de implementar los cambios sí que puedes llevarte un buen susto si buscas un gran cambio en tus procesos.

Tipos de benchmarking

Competitivo

Su nombre lo deja bastante claro: se trata de analizar los productos, servicios y procesos de competidores para detectar posibles mejoras. Puede que sea el más difícil de llevar a cabo porque no estarán tan por la labor de compartir sus datos contigo.

Interno

Muy habitual en grandes empresas, que “enfrentan” a diferentes departamentos para tratar de establecer una referencia para los demás. Como comprenderás, esto no tiene demasiado sentido en una PYME de siete empleados, aunque podría darse el caso.

Funcional

Para mí, es el que más valor tiene. Se trata de identificar algunos aspectos de una empresa en los que destaque de manera sobresaliente. No es necesario que sea de tu mismo sector, simplemente encontrar ese detalle que puedes asimilar y adaptar a tu marca para hacerla crecer.

Etapas del benchmarking

Planificación

Lo primero será encontrar los puntos que vayas a comparar y con quién vas a hacerlo. Aunque parezca una cuestión trivial, es importante detallar desde un principio qué quieres obtener con este estudio y qué empresa puede ser un ejemplo a seguir.

Acción

Es el momento de tomar parte y recopilar los datos necesarios para hacer una evaluación comparativa. Puede ser un proceso largo y tedioso según lo que quieras conseguir o las organizaciones a las que quieras acceder.

Control

Esta tercera etapa implica un análisis de toda la información que hayas obtenido. De aquí debes dejar claro qué diferencias sustanciales encuentras y cómo puedes facilitar el proceso de mejora en tu empresa.

Adaptación

Lo último que tocará hacer es implementar lo que has ido descubriendo en las etapas anteriores. Introducir los cambios adecuados hará que mejore la eficiencia de tu producción y los procesos de trabajo.

¿Cómo hacer un benchmarking?

Aunque puede ser un poco complicado para una PYME, sí que se puede aplicar y se le puede sacar mucho rendimiento si sabes cómo. Lo ideal, al menos en mi opinión, es hacerlo con empresas que no sean de tu sector ya que, aunque será más difícil, no serás un simple copión frente a los clientes.

Vamos a ver qué hacer en cada una de las etapas que he descrito antes.

Planificación

Las mejores herramientas para llevar a cabo esta planificación son diagramas causa-efecto, gráficas de control, hojas de verificación y diagramas de Pareto. Elige las que mejor te sirvan para lo que quieras conseguir en cada momento.

Acción

La recolección de datos puede hacerse a través de cuestionarios telefónicos, e-mails o entrevistas personales; según tu afinidad con cada grupo. Trata de conseguir la información más detallada posible, observando y aclarando cualquier tipo de duda.

Control

Aquí te toca seleccionar meticulosamente lo que realmente va a serte útil. Utiliza gráficos representativos para ver dónde hay una gran diferencia entre ambas empresas y determina los facilitadores de cambio que pueden servir a tu compañía.

Adaptación

Ya estás de lleno en el momento de cambio, pero debes establecer unas metas antes de lanzarte a la piscina para ver si realmente esto ha funcionado. Desarrolla algunos planes de acción a pequeña escala antes de crear una estrategia global para toda la marca.

3 Ejemplos de benchmarking

Para terminar con todo esto del benchmarking, voy a mostrarte tres ejemplos que lo definen muy bien. Voy a ser breve, pero creo que así es como mejor se entiende todo.

Xerox

Se reconoce a Xerox como los primeros en utilizar esta evaluación comparativa. Después de un estudio a su afiliada japonesa Fuji-Xerox, determinó nuevos objetivos y creó un proceso propio para reducir los costes de producción y mejorar la eficiencia global.

Starbucks

Las cafeterías más famosas del mundo fueron hasta Toyota para conocer su proceso de producción. Gracias a ello, descubrieron que tardaban más en preparar los cafés por la disposición de los ingredientes y elementos; y consiguió reducir el tiempo medio de 45 segundos a 37 por café.

McDonald’s

El equipo de McDonald’s España quiso conocer en profundidad a sus clientes habituales y preparó un estudio de benchmarking donde obtuvo el rendimiento de sus tiendas y las preferencias de los consumidores según su localización. Un estudio sin precedentes para conocer a su público.

Con esto espero que tengas claro qué es el benchmarking y cómo puedes utilizarlo a tu favor. Como siempre, estoy a tu disposición para resolver cualquier duda.

¡Nos leemos en la próxima!

José David Fernández
José David Fernández

Soy consultor de negocios y me dedico a ayudar a negocios como el tuyo a ser más rentables y duraderos.

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