Si quieres saber cómo reducir costos en una empresa, has llegado al sitio adecuado. Hoy quiero contarte, de manera que todos puedan entenderlo, algunas ideas que puedes llevar a cabo para disminuir los gastos a final de mes.
Pero antes déjame darte un par de apuntes que te ayudarán a poner orden en tu cabeza. El primero es una norma básica para que tu negocio no tome el rumbo que no quieres.
Me refiero a que, cuando estés buscando de dónde reducir costes empresariales, solo puedes hacerlo eliminando todo aquello que no aporta valor a tu cliente.
Ya sean procesos internos, servicios, productos o cualquier otra cosa; si quitas algo que el consumidor valora positivamente, vas mal. Así solo vas a conseguir que ese cliente se aleje de tu marca y de tu empresa.
Por ejemplo, imagínate que diriges un hotel que, al contrario que otros de la zona, abre su cafetería a las 5.00 am. Por este motivo, muchos transportistas y otros trabajadores que se mueven a esa hora vienen a tu hotel a desayunar.
Un día, para bajar los gastos del hotel, piensas que lo mejor es reducir un par de horas el horario de la cafetería y abrir a las 7.00 am, como el resto de negocios. Pues… has perdido una oportunidad de oro, no te voy a mentir.
Precisamente el poder desayunar a esa hora era uno de los aspectos que valoraban tus clientes de la cafetería de tu hotel.
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¿Por qué debes reducir costos en una empresa?
Y vamos con el segundo apunte: el motivo por el que queremos aplicar una reducción de costes. A ver, parece una chorrada, porque todos queremos gastar menos. Pero, ¿sabes realmente cuándo y por qué hacerlo? Es más, ¿debemos tratar de reducir costes siempre?
En cuanto a esta última pregunta: sí, es una prioridad, pero no es el objetivo principal. Lo que se busca a la hora de reducir costes no es “ahorrar”, sino optimizar los procesos para eliminar todo aquello que no aporta valor al cliente.
Cuando hayas dado este paso, podrás tener precios adecuados y márgenes más elevados en tu negocio. Al eliminar las cosas superfluas y mejorar la eficiencia de tu cadena, entrarás en una espiral constante tratando de buscar siempre la mejor inversión para tu dinero.
Esto, en la teoría, está muy bien; pero ahora vamos a ver algunas ideas prácticas para reducir costes que podrás aplicar en las próximas semanas.
Cómo formular la propuesta de valor de tu empresa
Cómo reducir gastos en una empresa: ideas prácticas
Si tuviese que decirte, de forma general, cómo reducir costes fijos y costes variables en tu negocio, te diría que lo más habitual es optimizar los diferentes procesos, actividades y recursos con los que cuentas. Pero vamos a ver algunos ejemplos más concretos.
Realizar una auditoría periódicamente
Pongo este punto el primero porque creo que es el más importante. De aquí, de hecho, podrían nacer todos los demás. Hacer una auditoría, externa o interna, es un método perfecto para conocer de manera minuciosa los entresijos de tu producción y dónde pueden optimizarse recursos.
Debes pensar que el dinero que gastes en llevar a cabo esta operación será una buena inversión para el futuro. De hecho, te recomiendo que lo tomes como una práctica habitual y realices auditoría de forma anual, cada dos años o como consideres adecuado.
Ofrecer guía y formación a los recién llegados
Un trabajador que sabe más funciona mejor. No hay más. La productividad de un empleado a medio y largo plazo se verá reforzada si tiene más conocimientos y maneja mejor su puesto de trabajo. Y esto es útil para novatos y para veteranos.
De la misma manera, hacer un acompañamiento a los nuevos hará que se aclimaten mucho más rápido a la empresa y a lo que se espera de ellos.
Por ejemplo, habilita un foro interno de dudas en la que se vayan acumulando las respuestas para hacerlas accesibles a todo el que llegue.
Fomentar recompensas por objetivos
Si bien el salario base debe ser, como poco, el marcado por la ley; siempre podemos buscar un plus de rendimiento a través de beneficios. Es tan sencillo como marcar unos objetivos SMART que, conforme vayan cumpliéndose, desbloqueen paquetes de recompensas.
Y ojo, no hablo únicamente de un ingreso extra en la nómina. Puede tratarse de un día libre, dos entradas para un concierto o cualquier cosa que creas que pueda ser atractiva para tus empleados.
Atender a ayudas, incentivos y otros gastos administrativos
Existen multitud de rebajas fiscales, incentivos y otros sistemas de ayuda para las empresas que, por ejemplo, invierten en I+D o en hacer más verde su producción. Desgravar este tipo de actividades será un método estupendo de generar más con menos inversión.
Quizás para este tipo de detalles es mejor contar con una asesoría que tenga entre sus funciones la de avisarnos y ayudarnos a solicitar las ayudas pertinentes.
Si eres capaz de mejorar tu producción por una inversión en tecnología de la que te devuelven el 30%, ¿qué puede salir mal?
Buscar siempre proveedores adecuados
Ya sea la materia prima que compras, la empresa distribuidora que lo lleva a las calles o la compañía eléctrica con la que tienes contratada la energía; revisa habitualmente tus acuerdos.
Seguro que hay opciones mejores o más baratas en el mercado o puedes presionar para conseguir un mejor precio.
También puedes tener en cuenta los actuales modelos de alquiler como renting o leasing para cierto tipo de maquinaria o vehículos. Puede que necesites algo muy concreto para un proyecto en el que estarás involucrado un par de años, pero esa herramienta tan cara no te hará falta más después de eso.
Impulsar la digitalización
Te sorprendería saber los gastos en papelería que se veían en las grandes oficinas hace veinte o treinta años. La aparición de los ordenadores, el trabajo en la nube y los sistemas de almacenamiento evitan este gasto innecesario.
Pero la digitalización de una empresa también significa automatizar ciertos procesos que mejoren la eficiencia y reduzcan las posibilidades de error por el factor humano. Las nuevas tecnologías ya forman parte de tu vida, haz que lo hagan también del día a día de tu empresa.
Ten en cuenta que no es lo mismo la transformación digital que la digitalización.
Eliminar productos o servicios obsoletos
He visto a muchas empresas abrir líneas de negocio como si les fuese la vida en ello. No hay nada más desacertado. Piensan que cuanto más ofrezcas, más clientes tendrás. Y ya te habrás dado cuenta de que esa regla no siempre se cumple.
Cada cierto tiempo debes revisar qué se vende mejor y qué no. Qué márgenes de beneficio encuentras con unos productos o servicios para que sean rentables. Incluso si cerrar esa tienda que abriste hace un par de años en el centro te está reportando suficientes beneficios.
Estos son solo algunos ejemplos que he ido lanzando al aire, seguro que más de uno ya se te ha pasado por la cabeza. Son muy generales, pero tú podrás encontrar eso que necesita exactamente tu negocio.
Conclusión
Espero que hayas tomado nota de todo lo anterior y ya tengas claro cuál será tu siguiente paso. Para terminar, quiero dejarte con una última reflexión ligada a los primeros párrafos de este artículo.
La máxima que todo negocio debe cumplir es: de cada euro que se invierta, debemos sacar un rendimiento mayor. Ya sea en comercialización, en compra de maquinaria o upskilling, servicio postventa, procesos…
Por lo tanto, no significa que tengas que reducir costos a todo trapo, sino que todos los gastos que se hagan conlleven un retorno de al menos un 1% superior a lo invertido.
Si eres capaz de reformular y analizar los procesos internos de tu negocio, terminarás por sacarle valor y rendimiento a cada uno de esos euros que has puesto sobre la mesa.
Estoy seguro de que ahora tienes mucho más claro cómo reducir costos de una empresa.
¿Te atreves a ponerlo en práctica mañana mismo? Si todavía tienes dudas, recuerda que siempre puedes ponerte en contacto conmigo para que te eche una mano.
¡Te escucho!
