Hoy quiero hablarte de la comunicación organizacional y de por qué creo que es tan importante.
Recuerdo un coach con quien trabajé hace algún tiempo, que definía una empresa como un conjunto de conversaciones. Y quiero que esto sea lo que tengas claro a lo largo de todo el post.
Para que una organización funcione debe de tener conversaciones y comunicaciones fluidas a su alrededor, que se tienen que dar de forma rápida y eficiente. La burocracia en exceso es un problema, y si todo tiene que pasar por muchos canales, acabamos ralentizando la toma de decisiones.
La mala gestión del tiempo si no se realizan estas conversaciones de manera eficaz puede tener graves consecuencias. Vamos a empezar por los primeros conceptos básicos e iré profundizando poco a poco.
Índice del artículo
¿Qué es la comunicación organizacional?
La definición de comunicación organizacional puede hacerse de manera sencilla. Se trata de los canales y formas de comunicación que se pueden dar en el ámbito de una organización, ya sea una empresa, una institución, organismos oficiales u organizaciones no lucrativas.
Por supuesto, esto incluye tanto las comunicaciones internas como las que se realizan hacia el público exterior. Los grandes objetivos de la comunicación organizacional son la construcción de relaciones y la posibilidad de interactuar tanto con los miembros propios de la organización como con el público interesado.
Es importante destacar que no me refiero únicamente a generar mensajes de un emisor a un receptor, sino de todo un complejo proceso. La construcción y negociación de unas normas propias dentro de un contexto concreto, que es la misma organización, son parte de todo este entramado.
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Funciones de la comunicación organizacional
Hay varios puntos importantes dentro de esta comunicación que son los principales cometidos:
- Concretar las acciones que deben llevarse a cabo para tener éxito en ámbitos como las ventas, los servicios y la producción.
- Aplicar la creatividad y la adaptabilidad individual y colectiva para enfrentar posibles escenarios inesperados.
- Instaurar unas políticas claras para el desarrollo de las tareas, así como unos procedimientos y reglamentos que las apoyen.
- Fomentar las relaciones entre los miembros dentro de la propia organización, integrando aspectos emocionales y éticos.
- Establecer unos objetivos a partir de la dirección y planificar y coordinar las operaciones que se extraigan de ellos.
- Desarrollar una cultura organizacional positiva, promoviendo un clima en el que se trabajen actitudes y valores que caractericen a la organización.
La importancia de la comunicación organizacional en una empresa
La comunicación organizacional es capaz de generar estrategias y canales de comunicación efectivos gracias a la gestión empresarial. Estos sistemas ayudan a mejorar la productividad, la calidad y la integración del trabajo colectivo.
Se ha demostrado, a través de varios estudios, que la comunicación en las organizaciones es más efectiva cuando las habilidades comunicativas de sus miembros también lo son. De hecho, en diferentes entrevistas y encuestas a directivos y responsables de recursos humanos, se identifican estas habilidades de comunicación oral y escrita como algunas de las más buscadas.
Y es que, como ya habrás visto, para hacer crecer una empresa o prosperar dentro de ella, necesitarás ser hábil a la hora de presentar proyectos, realizar una escucha activa o simplemente establecer una comunicación fluida con los demás.
Y es que hoy en día es imprescindible saber seguir instrucciones de manera precisa, pero también darlas. Aportar opiniones útiles, relacionarse con compañeros y clientes, tener una amplia red de contactos… Todo lo que te ayude a intercambiar información y comunicarte con otros grupos o individuos, será bienvenido en la empresa.
Tipos de comunicación organizacional
Comunicación horizontal
Se trata de las dinámicas de comunicación organizacional que se establecen entre empleados de la misma jerarquía. Es imprescindible para agilizar y coordinar las tareas, compartir información entre diferentes departamentos y resolver cualquier duda o conflicto. Además, ayudará a mejorar las relaciones y a favorecer la integración de todos los miembros.
Comunicación vertical
Todavía dentro de la propia organización, este tipo de comunicación se plantea de manera descendente o ascendente dentro de la estructura de la empresa. Puede utilizarse con idea de preparar y planificar proyectos, anunciar políticas de la empresa o realizar evaluaciones a los grupos de trabajo.
Comunicación oblicua
Surge de forma espontánea cuando un director o responsable necesita urgentemente alguna respuesta por parte de un empleado de otro sector. En grandes empresas con una organización interna más compleja, puede aparecer la figura del coordinador intersectorial que actúe como mediador.
Comunicación comercial
Comenzamos con la comunicación externa, y esta se plantea tanto para clientes y público objetivo como para empresas del mismo sector o proveedores. También se incluyen las relaciones con medios de comunicación, así como cualquier actividad de marketing y publicidad que suponga la difusión de información.
Comunicación pública
En este caso se trata de las comunicaciones con organismos institucionales, que puedan tener un efecto directo tanto en la economía de la empresa como en otros ámbitos de la sociedad. Convenios, apoyo a organizaciones no gubernamentales, gremios de estudiantes o colaboraciones con institutos de investigación estarían dentro de este grupo.
8 barreras de la comunicación organizacional
Falta de planificación
Si no existe una figura de líder bien establecida o no se han definido las estrategias y objetivos de la mejor manera, puede haber fallas en la comunicación. Es importante adecuarse a las metas y análisis de la organización para que esta comunicación llegue a buen puerto.
Comunicación incompleta
Cuando durante la comunicación se ofrecen datos confusos y el receptor tiene que interpretar en gran medida lo que quiere decirse, las posibilidades de que haya un error son máximas. Estas confusiones pueden acarrear problemas de mayor tamaño si no se aclaran las posiciones de todas las partes intervinientes.
Información deficiente
También suele ser común no elegir las mejores palabras o la información más relevante a la hora de dar un mensaje. Como te comentaba en el punto anterior, esto puede causar un problema más grave que una simple interferencia, que suponga problemas económicos para la organización.
Barreras de ámbito internacional
Con esto no me refiero únicamente al idioma, sino a todo lo que conforma el lenguaje y la cultura de dos organizaciones o individuos de diferentes países. Las traducciones de lemas o conceptos, los gestos o la forma de abordar algunos temas concretos pueden dar lugar a malentendidos.
Pérdida de información por varios interlocutores
Como si del juego del teléfono se tratase, que un mensaje vaya viajando por diferentes individuos puede perder precisión a lo largo de la cadena. En este caso, es importante que se establezcan los datos más importantes que transmitir y cuál es la información de más valor que no puede escaparse entre los eslabones.
Uso incorrecto de los canales de comunicación
Debes tener en cuenta que hay canales que afectan a la comunicación organizacional, y hacer uso siempre de las vías oficiales. Vemos esto constantemente con el uso de aplicaciones de mensajería instantánea, que no suele ser un canal oficial y puede suponer desconcierto o desconocimiento por parte de quien no esté dentro de un grupo no oficial.
Clima organizacional desfavorable
Si no existe un ambiente agradable, donde reine la confianza y se valore el trabajo por parte de los líderes, puede alcanzarse un clima hostil y con malas actitudes que bloquee la comunicación.
Exceso de información
Cuando existe un flujo de información que sobrepasa lo habitual, tanto en comunicación interna como externa, puede producirse un colapso en el receptor y no asimilarlo todo correctamente. Debes cuidar el contenido y la manera de transmitirlo, para que sea conciso y se entiendan de manera adecuada las intenciones.
Flujos de la comunicación en las organizaciones
Como te he mostrado antes, la comunicación interna debe fluir de diferentes maneras. Aunque hace años solo se planteaba una comunicación descendente, hoy en día cada vez tiene más peso la ascendente, tanto para mejorar la integración de los trabajadores como para aprovechar su experiencia diaria en favor de la organización.
También se le ha dado una mayor importancia a los flujos horizontales de comunicación, que permiten avanzar a la empresa en diferentes ámbitos. Es importante que se implementen los canales necesarios para que se den todos estos tipos de comunicación dentro de la organización.
Ejemplo de comunicación organizacional
Para ponerte un ejemplo lo haré tirando de experiencia, “en casa”. Dentro de mi equipo contamos con un Discord en el que estamos todos, y ahí hablamos de cualquier cosa. Como te decía al inicio del post, si no se producen conversaciones, significa que todo está parado, no hay avances en la organización.
Esto significaría que todos trabajaríamos de forma independiente, aislados e incomunicados. Si no sabemos qué está haciendo otro compañero, todo sería un poco más caótico y difícil de solventar. Esto también puede aplicarse a las comunicaciones automáticas, cuando por ejemplo me llega un correo porque alguien ha reservado una sesión conmigo.
Como habrás podido ver, la comunicación organizacional es un aspecto importante que debes cuidar para tener éxito. Ahora depende de ti establecer las bases para un buen desarrollo y conseguir todo lo que os propongáis.
Habla conmigo si tienes alguna pregunta y te ayudaré en lo que necesites. ¡Estamos en contacto!
