Consejos para delegar responsabilidades de forma eficaz

delegar responsabilidades

Delegar responsabilidades es una de las cosas que antes tienes que aprender. Es clave si quieres ser un buen líder (eso que tanto se dice ahora), aunque a todos nos cuesta un poco llevarlo a cabo.

¿Te identificas con este problema? 

Puede ser porque te gusta trabajar hasta tarde… Pero no lo creo. Intuyo que es más una cuestión de responsabilidad, pues parece que delegar tareas es no querer hacer nuestro trabajo.

Sin embargo, debes saber que delegar de forma eficaz también es tarea del director de un equipo. Solo así podrá encargarse de otros asuntos que reclamen su atención, dejando actividades específicas a los trabajadores que mejor las realicen.

No te confundas: la delegación de tareas no es la asignación de proyectos. Dejar tus actividades a un empleado no es cargarlo con más trabajo, sino darle una nueva responsabilidad de su ámbito laboral.

La importancia de delegar responsabilidades

Aprender a delegar y tener confianza en los demás es parte de tu trabajo, pues precisamente el grupo que lideras está ahí porque crees que son los mejores. Además, esto reportará grandes beneficios tanto personales como para la empresa. Déjame contarte algunos motivos para hacerlo.

delegar tareas

Favorece las transiciones

Cuando los peces gordos de un negocio comienzan a jubilarse o se marchan a otras empresas, queda un hueco que hay que rellenar. Si no se ha mantenido una cultura coherente de delegación, será complicado que alguien tome el mando en su lugar.

Premia al talento

Los mejores siempre quieren más. Un empleado ambicioso, que haga bien su trabajo y quiera escalar en la empresa verá con buenos ojos asumir nuevas responsabilidades. Esto supone un impulso importante en su moral y en su crecimiento profesional, además de reducir las posibilidades de que se marche a otro lugar.

Promueve el compromiso con la entidad

De la misma manera, los trabajadores que tomen algunas tareas delegadas verán reforzada su conexión con la marca. Si se les reconoce su esfuerzo y se le posibilita la promoción interna, tendrán una conexión especial con la empresa y serán un embajador más allá donde vayan.

Descongestiona recursos

Los recursos de todas las empresas son limitados, eso lo sabes. Y el tiempo, que también es un recurso, todavía más. Delegar responsabilidades de las que puedan ocuparse otros te permitirá dedicarte exclusivamente a lo que genere más valor y tenga prioridad en tu lista.

Permite una mejor distribución de tareas

El reparto de las diferentes funciones se irá automatizando cada vez más. No solo eso, sino que el personal tendrá una mayor implicación en las actividades con las que más disfrutan y requerirán de menos supervisión por tu parte.

Aumenta la productividad

Como te comento en el punto anterior, la motivación lo es todo. Tanto tú, liberado de algunas tareas, como tu equipo, tendréis una mayor productividad al estar completamente enfocado en la tarea asignada.

Evita la sobrecarga de trabajo

Piensa en todo lo que tienes que hacer mañana. O lo que te has dejado para el fin de semana. ¿Cuándo piensas pasar un buen rato con tu familia o tus amigos? Aprende a delegar aquello que sea necesario, así reducirás tu exposición al estrés y la ansiedad.

Mejora el espíritu de equipo

Cuando cada pieza del puzle ocupa su lugar, todo parece mucho mejor. Aquí pasa lo mismo, la mayor involucración y motivación evita posibles conflictos laborales, algo que ninguno queremos sufrir entre los miembros de un equipo.


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Cómo saber si necesitas delegar tareas

La cuestión puede ser bien sencilla: ¿Estás agobiado? Si la respuesta es sí, necesitas delegar tareas.

Bromas aparte, es importante saber leer el escenario para detectar cuándo es el momento de dejar algunas cosas a otras personas. Piensa que el día tiene unas horas limitadas y que, aunque no quieras, la jornada laboral también.

Si ves que no te da tiempo a terminar todo lo que intentas, que dejas algunas cosas a medias o que siempre tienes trabajo atrasado; plantéatelo.

Por ejemplo, habrá pequeñas actividades que te quiten mucho tiempo y te desvíen de algún objetivo mayor. Y seguro que esas tareas las puede llevar a cabo otro empleado, si le das las funciones necesarias.

Todo es cuestión de establecer prioridades para la empresa, para ti y para tu equipo. Y elegir siempre quién es mejor para cada tarea.

Asegúrate de buscar algunas dinámicas para aprender a delegar, verás que no es tan difícil. Yo, por mi parte, te dejo por aquí un paso a paso como si fuera una receta de cocina.

Cómo aprender a delegar responsabilidades y tareas: Paso a paso

  • Define el motivo y el objetivo: Lo primero que debes hacer es saber por qué lo quieres hacer. Y, sobre todo, qué pretendes conseguir. Esto no es una decisión que se tome a la ligera, porque puede que al final obtengas resultados negativos si no le prestas atención.
  • Escoge al empleado más adecuado: La confianza, la responsabilidad y el compromiso son factores clave para este paso. Normalmente elegirás a personas con cierto peso dentro del equipo, pero no dejes de dar oportunidades a los jóvenes si puede ser su especialidad.
  • Concreta las condiciones y tareas: ¿Soltar un taco de papeles en la mesa y marcharte? Eso no vale. Sé preciso al contarle a tu equipo qué necesitas, el plazo que tenéis y todos los detalles necesarios. Limita bien sus funciones para evitar fallos por exceso y por defecto.
  • Abre tu disponibilidad: Tampoco vale delegar las tareas y cerrar la puerta de tu despacho. Está claro que has depositado tu confianza en un trabajador, pero también debes atender sus dudas si las tiene o preguntar de vez en cuando si hace falta algo más.
  • Analiza y mide el resultado: Si no llevas a cabo este paso, no sabrás si ha servido de algo. Haz una evaluación con unos criterios objetivos para ver si la operación ha sido apropiada, qué se puede mejorar y qué aspectos han sido un éxito.
  • Cuéntaselo a tu equipo: Por último, no dejes de contar (y contárselo) con tu equipo. Diles tus conclusiones de la evaluación anterior, reconoce los méritos de cada uno y trata de crear una crítica constructiva que os ayude a todos para la próxima vez.

Espero que esta pequeña charla sobre la delegación de tareas te sirva a ti y a todo tu equipo. Seguro que sacas el máximo provecho.

Piensa en todo lo que puede aportar cada pieza del engranaje, y aprovecha las especialidades de cada uno para que su trabajo sea el mejor. Así tendrás a los empleados felices por hacer algo que sienten propio y, por tanto, una mayor productividad.

Y recuerda: delegar responsabilidades no es faltar a las tuyas propias. Es, simplemente, parte de tu trabajo.

José David Fernández
José David Fernández

Soy consultor de negocios y me dedico a ayudar a negocios como el tuyo a ser más rentables y duraderos.

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