Qué son los KPIs de una empresa y cómo implementarlos

KPIs de una empresa

Qué bueno que volvamos a leernos.

Hoy vamos a hablar de los KPIs de una empresa, de cuáles son los más importantes para una PYME y en qué debes basarlos para que te den toda la información que realmente necesitas. 

Pero antes de ponerme serio… Déjame mostrarte un ejemplo perfecto y muy visual de lo que son KPIs.

Imagínate que eres un deportista de élite; un corredor de 100 metros lisos (por ejemplo). Hay muchos factores que influyen en el resultado de una carrera de apenas diez segundos, y la mayoría los puedes controlar.

No solo te valdrá con entrenar la velocidad o ir al gimnasio si quieres ganar el oro olímpico. Tendrás que controlar tus horas de sueño, las calorías que ingieres, los porcentajes de macronutrientes en la alimentación, los intervalos y repeticiones de ejercicios, los días de descanso…

Todos estos elementos, medibles perfectamente con números, te permitirán ver qué estás haciendo para alcanzar un indicador definitivo: el tiempo que tardas en recorrer 100 metros.

Así que, para que tú y yo nos entendamos, los KPIs son indicadores numéricos que miden y evalúan una serie de procesos internos. Ya sea en la vida de un deportista… O en la organización de un negocio, que es lo que nos interesa aquí.

¿Qué son los KPIs de una empresa?

Vale, entonces ya sabemos que un KPI es un número resultado de una serie de acciones que se llevan a cabo dentro de una empresa. Y que son muy necesarios para conocer el rendimiento de una compañía.

A nivel más técnico, se pueden definir los KPIs de una empresa como las herramientas que te permiten analizar el desempeño de aquellas áreas más relevantes para ti. 

Además, son especialmente útiles a la hora de valorar las mejoras y tomar decisiones estratégicas.

Las siglas provienen del inglés Key Performance Indicator, o Indicadores Clave de Rendimiento, por lo que ya se puede intuir que son unos parámetros esenciales para el funcionamiento de una empresa.


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Beneficios de implementar KPIs en tu negocio

Piensa que los KPIs son cifras, números concretos que pueden compararse muy fácilmente. Analizar la evolución histórica de uno de estos medidores a lo largo del tiempo te ayudará a conocer cómo ha cambiado, para bien o para mal.

Esta comparativa pondrá sobre la mesa aquellas acciones que hayan servido para mejorar los procesos, y podrás sacar conclusiones claras y objetivas para tomar decisiones a corto y a largo plazo.

Con estos indicadores tendrás una mayor comprensión de los resultados de tu negocio, una visión panorámica de todo el proceso que estés analizando. 

Al fin y al cabo, si no tienes unas mediciones claras y objetivas, no podrás corregir lo que se haga mal ni mejorar lo que falle.

Incluso hay más, porque uno de los beneficios que existen al implementar los KPIs de una empresa es que puedes innovar

Y si los defines bien…

Vas a poder poner en práctica nuevas acciones y testearlas, de modo que sabrás el resultado de una manera rápida y sencilla.

Principales indicadores KPIs para una empresa

Seguro que has leído en otros blogs algunos de los indicadores que se recomiendan para una PYME. Yo voy a darte únicamente tres, que creo que son los más importantes para que tu negocio sobreviva y crezca.

  • Margen de beneficios de los productos o servicios que se venden.
  • Coste de adquisición de nuevos clientes. El precio total de cuánto te cuesta vender (a través de publicidad, captación, etc) y cuánto te cuesta cada canal (dividiendo los clientes por la inversión necesaria en cada canal).
  • Liquidez. No tengas ninguna duda, el dinero en caja es uno de los principales KPIs de una empresa. La mayoría de PYMEs cierran porque no tienen liquidez. Está muy bien controlar los ingresos, la facturación o los beneficios antes o después de los impuestos. Pero si facturas mucho y no cobras, o cobras muy tarde, te quedarás sin dinero para seguir funcionando.

Además de estos tres indicadores que he comentado, cada tipo de negocio tendrá que incluir también algunos KPIs específicos. No es lo mismo una carnicería que una asesoría legal o una peluquería.

Para cerrar este tema, te recomiendo que no utilices muchos indicadores, ya que la sobreexposición a KPIs puede ser contraproducente. 

Si te encuentras con muchos datos que analizar, se te hará más difícil tomar decisiones al contar con información que vaya en todas direcciones, incluso contradictoria.

Desde mi punto de vista, una empresa pequeña no debería de establecer más de seis u ocho KPIs. Será suficiente con los tres principales que he comentado antes y alguno más del propio sector en el que opere.

Cómo establecer KPIs en tu empresa

Y ahora que toca implementar KPIs en una empresa, ¿cómo lo haces? 

Como siempre, te doy mi opinión en base a mi experiencia:

Básate siempre en los clientes. Son la casilla inicial desde la que establecer los indicadores. Un negocio marcha bien cuando tiene clientes, pagan de manera correcta y están satisfechos.

A fin de cuentas, es entrar en los puntos que te comentaba antes: tener dinero líquido, vender productos o servicios que sean rentables y que la captación de clientes tenga costes razonables.

Como ya te he comentado, trata de no excederte a la hora de incorporar KPIs a tu estrategia. Muchas empresas los utilizan sin control pero no de manera efectiva. Y es una pena, porque de verdad que pueden ayudarte mucho en el análisis de la situación.

Para definir unos KPIs que de verdad se ajusten a la realidad de tu empresa, debes tener en cuenta seis aspectos básicos:

  • Objetivo: Lo primero que debes tener en cuenta es qué quieres conseguir midiendo lo que sea que vayas a medir. Qué quieres conocer, qué meta persigues y qué plazo te marcas.
  • Comparativa: Como ya te he dicho, algo muy interesante de los KPIs es que pueden compararse. Marca una referencia inicial para saber dónde empiezas y ver cómo te mueves hasta la meta fijada.
  • Aceptabilidad: Indica qué valores serán considerados como aceptables para determinar un rendimiento positivo. Qué expectativas tienes, tanto en el peor de los casos como en el mejor.
  • Periodicidad de revisión: Hay KPIs que requieren un análisis diario, otro semanal o algunos trimestralmente. Deja esto claro desde el principio para evaluar los avances correctamente.
  • Acciones posteriores: Nada de esto tiene sentido si no vas a tomar una decisión con estos datos. Una vez se alcance un valor u otro, ¿qué medidas vas a tomar?
  • Límites legales: Algo que muchas veces se olvida es establecer qué limitaciones nos impone la ley que debamos tener en cuenta para alcanzar nuestro objetivo.

Ejemplos de KPIs en una empresa

Para terminar, voy a dejarte unos sencillos ejemplos de algunos KPIs que se utilizan en diferentes empresas. Son solo algunas ideas que van desde los indicadores financieros, hasta de marketing, pasando por ventas, producción y demás. Tú échale un vistazo y piensa en los que vayas a implementar.

  • Visitantes únicos de una página web
  • Porcentaje de rebote en la web
  • Interacciones en redes sociales
  • Tiempo de ejecución de procesos (en minutos, en horas, en días… según el proyecto)
  • Tasa de retención de clientes
  • Crecimiento de ingresos o facturación
  • Tasa de conversión de leads

Después de todo lo que has leído aquí, estoy seguro de que comprendes mucho mejor qué son los KPIs de una empresa y cómo puedes implementarlos de forma adecuada.

Cuanto antes lo pongas en práctica, antes podrás medir el éxito de tu negocio y tomar decisiones en consecuencia.

Recuerda que me tienes a tu disposición para cualquier duda que te surja. ¿Prefieres compartir tu experiencia conmigo? ¡Te leo!

Nos vemos pronto.

José David Fernández
José David Fernández

Soy consultor de negocios y me dedico a ayudar a negocios como el tuyo a ser más rentables y duraderos.

Casi todos los días envío un correo con consejos y trucos para que puedas sacar lo mejor de tu negocio.

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