Cómo hacer un plan de contingencia de una empresa + Ejemplo

plan de contingencia de una empresa

Hoy nos toca hablar acerca de qué es el plan de contingencia de una empresa. ¿Estás preparado?

Para que tengas claro lo que significa, más allá de que ahora te lo explique más extensamente, esto será el salvavidas de tu empresa. Una herramienta muy necesaria para gestionar los riesgos de una compañía.

¿Qué es un plan de contingencia en una empresa?

Este plan de contingencia es un documento que aglutina diferentes medidas (a nivel estratégico y operativo) que se deben poner en marcha cuando una situación extraordinaria pueda poner en riesgo la estabilidad del negocio.

Lo dicho, un salvavidas.

Pero, como entenderás, no es lo mismo prepararlo para una empresa pequeña que para una grande. Inditex, por ejemplo, tiene planes de contingencia para muchas cosas: barcos de proveedores que no llegan, fábricas que fallan, etc.

Cuanto más grande es una empresa, más sitios hay en los que algo pueda fallar. Más sitios que controlar para que no se venga todo abajo.

En una empresa pequeña, lo que yo te recomiendo es centrarte más en un plan de contingencia financiero. El resto son problemas más o menos solucionables.

Por ejemplo, si en un bar el proveedor de refrescos no viene un día, hay posibilidades de arreglarlo (comprar otras marcas, acercarse a un súper, etc). O, si te falla el software del TPV, coges libreta y boli como antaño y listo, no hay tanto volumen de clientes como para entrar en pánico.


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¿Para qué sirve un plan de contingencia?

Ahora responder a esta pregunta se antoja más sencillo, ¿verdad? Vamos a ver algunos puntos clave en los que el plan de contingencia para una empresa será muy útil:

  • Obtener información actualizada sobre los aspectos que más pueden sufrir de tu empresa ante una emergencia.
  • Estudiar los pasos a seguir para funcionar con la máxima normalidad cuando falle alguno de los procesos productivos de tu organización.
  • Mejorar la confianza de colaboradores, clientes e inversiones al mostrar claramente qué decisiones estás dispuesto a tomar cuando pueda haber algún problema muy grave.
  • Minimizar los daños generados por una crisis al atajarla a la mayor brevedad posible con instrucciones claras y eficientes.

Cómo hacer un plan de contingencia empresarial

Ahora toca ponerse manos a la obra. Como te decía, el plan de contingencia básico con el que debe contar cualquier pequeña empresa es el financiero. Y este debe comenzar con una pregunta clave:

¿Cuánto puede caer mi facturación hasta poner en riesgo tu negocio?

Si el bar del que hablábamos antes pierde un 20% de la facturación, ¿podrá seguir funcionando? ¿Seguirá siendo rentable? Piensa que, por ejemplo, si una calle era peatonal y ahora no, esto puede ocasionar muchos problemas a este local.

En ese caso, debes estar seguro de que vas a ser capaz de prescindir de algún empleado: si dejan de venir un 20% de los clientes, ya no necesitas a tantas personas para sacar el trabajo adelante. Esto significa que tendrás que contar con cierta liquidez para afrontar el despido.

Si se reduce la facturación, ¿cuánto riesgo tiene tu empresa de quebrar o no poder seguir adelante? Porque si se reduce la facturación y no puedes solventar el despido de este empleado (o el pago a proveedores, préstamos, etc), estarás abocado a liquidar la empresa y cerrar.

¿Tu empresa va a poder aguantar este finiquito al trabajador y además afrontar la pérdida de facturación? Por suerte, una PYME puede reajustarse y volver funcionar de nuevo. Vamos a ver los pasos necesarios para nuestro plan.

Evaluación

El primer paso es muy importante: conocer los riesgos más probables a los que te podrías enfrentar. Pueden ser escenarios como desastres naturales, fallos en sistemas o maquinaria, escasez de materias primas…

Cuando esté claro, decide qué actividades son prioritarias y qué recursos vas a necesitar para mantenerlas.

Planificación

Cuando ya hayas visto el panorama global al que puedes enfrentarte en una crisis, tendrás que buscar las acciones concretas que minimizarán los daños de la empresa. Piensa en medidas sencillas, eficientes y que puedan aplicarse durante al menos un trimestre.

Viabilidad

De nada sirve la planificación anterior si no vas a poder llevarla a cabo. Garantiza que cuentas con los recursos (humanos, económicos y materiales) para mantener las actividades principales y poner en marcha las acciones del plan de contingencia.

Discusión

Aunque seas el gerente de una PYME o un directivo de una gran multinacional, es interesante que involucres a más gente en este documento. Especialmente a aquellos que tengan que tomar parte en algunas de las acciones, para que lo tengan claro y aporten sus propias ideas.

Revisión

Cuando pienses que ya está terminado, toca volver a empezar cada pocos meses. Mantén el plan de contingencia empresarial actualizado, revísalo frecuentemente y ajusta lo necesario para adaptarse a la realidad de cada momento.

Elementos y estructura de un plan de contingencia

Creo que los pasos a seguir para crear un plan de contingencia de una empresa están suficientemente bien definidos. Si no lo tienes claro, recuerda que puedes consultarme cualquier duda.

Aun así, voy a detallar brevemente algunos elementos que deben aparecer sí o sí en tu documento final.

Actividades clave de la empresa

Esencial que aparezca en el documento: aquello que no puede dejar de funcionar por mucho que falle lo demás. Desde procesos concretos hasta instalaciones que deben permanecer activas, debe salvaguardarse su integridad en todo momento.

Riesgos y amenazas

Uno de los puntos más importantes del plan de contingencia es saber qué puedes sufrir durante una crisis. Qué elementos externos o internos pueden afectar al funcionamiento de tu empresa de una forma directa o indirecta.

Lista de contingencias

Detallar claramente cómo esas amenazas pueden transformarse en verdaderos problemas para la integridad de la empresa. Deberás desarrollar qué elementos son vulnerables a sufrir alguno de los riesgos antes mencionados.

Análisis del posible impacto

Siguiendo con la lógica de este documento, no debes dejar de analizar cuáles serían las consecuencias de estas emergencias enumeradas con anterioridad. Con estos elementos, ya tendrías una visión clara del escenario al que te enfrentarías ante una crisis.

Acciones que se aplicarán

Este será el momento de establecer esas medidas que mantendrán activas las actividades esenciales y minimizarán los daños sufridos. Trata de ser lo más preciso posible, para que cualquier que lea el documento sepa exactamente cómo proceder.

Recursos para realizar esas acciones

En el plan de contingencia es importante también señalar qué es necesario para poder llevar a cabo las acciones establecidas. Recursos de todo tipo para afrontar la crisis, que debemos mantener siempre bajo resguardo por si llega el escenario descrito.

Personal responsable

Con todo lo anterior sobre la mesa, debes tener claro cuál es el camino a seguir para salvar las diferentes situaciones. Decide entonces quiénes serán los encargados de llevar a cabo según qué acciones o cómo se establece la cadena de mando.

Vuelta a la normalidad

El fin último de un plan de contingencia es superar una crisis y volver a la normalidad. Detalla unos pasos más o menos precisos que permitan que la empresa comience una transición hacia la rutina anterior o un nuevo modelo con lo que hayas aprendido de la situación.

Ejemplo de plan de contingencia de una empresa

Para cerrar este artículo, voy a inventar una pequeña empresa, una fábrica de telas, que vende sus productos tanto al por mayor como a clientes minoristas.

Actividades clave de la empresa

Pongamos que uno de los elementos más importante de esta fábrica es el tipo de tela que utilizan, ecológica; además de la manera de tratarla, también respetuosa con el medio ambiente. Es una seña de identidad que no puede perderse.

Riesgos y amenazas

Las dos amenazas más graves a las que pueda enfrentarse esta empresa es a la falla de los proveedores (por ejemplo, un desastre en las plantaciones de algodón) o la rotura de sus telares, que impidan el funcionamiento normal de la fábrica.

Lista de contingencias

Un posible escenario podría ser un pequeño incendio dentro de la fábrica por el mal mantenimiento de una máquina. Esto ha acabado con parte de la fabricación inservible para vender y una máquina inutilizada.

Análisis del posible impacto

Por un lado, esta tienda se enfrentará a un stock menor de telas ecológicas que no podrán salir a la venta en los próximos días, así como un menor ritmo de producción al contar con un puesto de trabajo menos.

Acciones que se aplicarán

Más allá de apagar el posible incendio, lo primero será arreglar el telar o sustituirlo por uno nuevo. Después, debido a la falta de algunas telas, se podría hablar con el departamento comercial para que tratasen de dirigir las ventas hacia otro tipo de tejido. Puede que incluso se tenga que dar de baja a un trabajador si su puesto no puede volver a ocuparse pronto.

Recursos para realizar esas acciones

Por un lado, se necesita el alcance económico suficiente para invertir en un nuevo telar o solucionar los problemas con el anterior (además de los trámites con el empleado, en caso de haberlos). Por otro, también serán necesarios los equipos de ventas y de marketing para orientar a los clientes a otros productos.

Personal responsable

Se nombrará como principales cabezas visibles al responsable de mantenimiento o de instancia y al director de ventas de la tienda, tanto al por mayor como al por menor.

Vuelta a la normalidad

Cuando se haya corregido el problema con el telar, habrá que volver a contratar (en caso de despido) a la persona encargada, retomar el ritmo de fabricación y volver a las ventas anteriores.

Como ves, esto ha sido un ejemplo muy sencillo y básico para que veas cómo funciona. Por supuesto, cada negocio es único y tendrás que adaptar estos aspectos al tuyo propio.

Pero, como siempre te digo, puedes consultar lo que necesites conmigo, ya sea sobre el plan de contingencia de una empresa o lo que te surja en ese momento.

¡Te espero en el próximo artículo!

José David Fernández
José David Fernández

Soy consultor de negocios y me dedico a ayudar a negocios como el tuyo a ser más rentables y duraderos.

Casi todos los días envío un correo con consejos y trucos para que puedas sacar lo mejor de tu negocio.

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